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Fatturazione elettronica: evoluzione del rapporto tra commercialista e cliente

L’imminente obbligo di fatturazione elettronica tra privati, determinerà necessariamente un cambiamento nel rapporto tra commercialisti e clienti. Come ormai noto, dal 1° gennaio 2019 “tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo elettroniche”. Questa novità non riguarderà soltanto chi emette la fattura, ma anche chi la riceve: la fattura si intenderà valida ai fini delle deduzioni/detrazioni soltanto nel momento in cui il cliente la visualizzerà nella sua sezione dedicata sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Fatti salvi (per il momento) i soggetti esonerati (regimi dei minimi,forfetari e novità da pochi giorni anche chi trasmette i dati al sistema tessera sanitaria), l’innovazione dell’e-fattura porterà alla digitalizzazione di 1,3 miliardi di documenti. L’impatto della informatizzazione comporterà significativi cambiamenti nel rapporto tra clienti e commercialisti sotto molteplici punti di vista.

Emissione delle fatture

L’emissione della fattura elettronica consisterà nella produzione di un file .Xml, che andrà firmato digitalmente e inviato al Sistema di Interscambio, indicando la PEC del cliente o il suo codice destinatario (nel caso si tratti di un cliente finale basta il codice fiscale). Per compiere questa procedura si hanno 3 alternative: i servizi messi a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate (Portale fatture e Corrispettivi, software o applicazione); l’utilizzo di gestionali di software house esterne abilitate all’invio; la delega al proprio commercialista o intermediario abilitato. Il tempo medio per la compilazione e l’invio di una fattura può variare dai 2 ai 5 minuti: sarà quindi importante decidere chi si occuperà di questo compito. Nei primi due casi la funzione sarà “internalizzata”, quindi svolta dal titolare o da un suo dipendente o collaboratore. Nel caso in cui invece la funzione venga delegata all’intermediario occorrerà definirne tempi, modalità e costi. Considerando un impresa che emette 1000 fatture, il tempo per la compilazione e l’invio si stima in circa 50 ore di tempo aggiuntive rispetto all’attuale attività. Il costo di tale impegno andrà attentamente stimato dal cliente che dovrà decidere se mantenere la fatturazione presso la sua sede o se esternalizzarla al professionista. Allo stesso modo il professionista dovrà valutare la sua disponibilità in termini di tempo e di ricettività. Per questo, nel caso in cui si decidesse di delegare la fatturazione ad un intermediario, occorrerà avere un rapporto con il proprio consulente diretto e immediato, considerando i tempi di invio molto restrittivi (dai 5 giorni per le fatture immediate ai 15 per quelle differite). Nonostante le sanzioni per i primi sei mesi siano azzerate nel caso di invio delle fatture entro il termine della liquidazione dell’IVA, occorrerà fin da subito valutare il rapporto con il proprio consulente.

Ricezione e conservazione delle fatture

Le fatture che i fornitori invieranno alla PEC o al codice destinatario del cliente, verranno visualizzate sulla sua area disponibile sul Portale Fatture e Corrispettivi o, in alternativa, scaricate dal software gestionale o dalla PEC. La detrazione dell’IVA sarà collegata alla ricezione della fattura e non alla data di emissione. Sarà quindi molto importante, anche in questo caso, decidere chi si dovrà occupare di questo compito. Nel caso in cui la funzione sia internalizzata il controllo delle fatture ricevute avverrà in maniera immediata. Nel caso in cui si dovesse delegarla, anche qui occorrerà stimare il tempo e la disponibilità con il proprio consulente. Stessa cosa dicasi per la conservazione: le fatture in formato elettronico, andranno conservate per 10 anni in server di operatori certificati (es. Aruba, Infocert ecc.), oppure nel Portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. I requisiti è che tipologia di file e luogo di conservazione rispettino requisiti che ne garantiscano l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità.

L’evoluzione del rapporto con il commercialista
L’emissione e la ricezione delle fatture verrà presto automatizzata. Nel caso in cui questo processo venga svolto direttamente dal contribuente, il commercialista risparmierà il tempo per l’archiviazione e il caricamento della documentazione, potendo consultare questa direttamente dalla sezione dell’Agenzia delle Entrate o importando direttamente gli Xml sul proprio gestionale. Nel caso la funzione di emissione e ricezione gli venisse direttamente delegata, il commercialista dovrà invece organizzare una tempistica precisa in maniera tale da poter garantire un’assistenza diretta. Anche in questo caso si risparmierà il tempo nella gestione del ciclo passivo, con l’eccezione di dover comunque abbinare gli Xml. al piano dei conti coerente con la contabilità ai fini civilistici e fiscali del cliente. In sintesi, dopo un primo periodo di assestamento, il progresso obbligato dalla fatturazione elettronica modificherà radicalmente i rapporti tra clienti e professionisti. Il risparmio di tempo sulla contabilità (e nello specifico quella semplificata) permetterà ai professionisti di concentrarsi su servizi consulenziali più efficaci e a più alto valore aggiunto. Tra questi servizi: il controllo di gestione, l’analisi dei flussi finanziari, l’assistenza nei finanziamenti e l’elaborazione di budget e business plan.

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